AHEM-XZ07A出差及费用报销制度
1、目的
1.1规范员工的出差行为，统一差旅费用报销标准。
1.2规范费用报销票据及流程，维护公司正规合法的财务管理要求。
2、范围
2.1日常工作中的外出办公人员。
2.2临时及长期驻外地售后人员。
2.3临时外出办理销售业务人员。
2.4长期驻外地的全职销售人员。
3、临时出差费用报销管理
3.1临时出差申请
3.1.1临时出差包括以下情况：
1）临时安排外出的售后服务
2）临时安排外出的销售业务
3）临时安排外出催收款业务
4）日常工作需要外出的办公
3.1.2临时出差人员，应在外出之前填写《外出差旅申请单》，报部门负责人批准。
3.1.3售后服务的《外出差旅申请单》需要有以下单据之一，才予批准：
1）《客户验收合格确认报告》（有异常或纠纷）
2）《质量异常客户反馈单》
3.2临时出差费用预支
3.2.1临时出差人员，领取费用预支的条件：
1）凭借获得批准的《外出差旅申请单》中已经写明的“费用预算”。
2）按财务部要求填写《借款单》,借款金额≦费用预算
3.2.2当《借款单》的“借款金额”大于“费用预算”时，《借款单》应另外审批。
3.2.3“借款金额”转小时，现金方式支付，否则财务部应予以转账。
3.2.4私人工资预支等，与出差无关的借款，根据其它的财务管理制度办理。
3.3.3临时出差报销结算条件及相关规定如下：
1）财务部会计审查无误签字确认后，统一提交总经理批准。
2）总经理批准后，财务部出纳才能予以报销结算。
3）“超支金额”较小时，现金方式支付，否则财务部应予以转账。
4）当《费用报销单》的“合计金额”超出当初的“借款金额”时，应作情况说明。
5）当《费用报销单》的“合计金额”小于当初的“借款金额”时，应归还余额，余额不能作为个人薪资抵冲。
3.4临时出差管理的其它规定
3.4.1任何情况下的出差，途中时间临时变更，应通过短信等方式告知批准人。
3.4.2任何情况下的出差，行程结束后，《外出差旅申请单》提交行政人事部作考勤修正。
4、长驻外地人员费用报销管理
4.1销售人员和驻处售后人员的费用预支，必须分类成三种开支进行管理，即：
4.1.1日常开支管理：按度报销，月清月结，不转扣薪资
4.1.2预支薪资管理：私人消费，不作报销，应抵扣薪资
4.1.3急用借支管理：按次报销，单次结清，不转扣薪资
以上三种借支不允许随意累加、堆积、溢用、混合、挪用、抵扣，必须分清用途，按科目报销或冲减，
4.2日常开支预借
4.2.1日常开支允许一个月预支一次，预支限额为本人业绩应提成额的20%以内，月度预支的日常开支项目包括：
1）加油费、路桥费
2）机票、车票等交通费
3）零星办公费用
4）其它允许报销的日常开支
4.2.2日常开支有必要预支时，应在每月5日前完成借款，过期财务部视为无需借支。
4.2.3填写《借款单》时应明确写明“日常开支”及借款金额。
4.2.4“借款单”先提交财务部出纳复核（限额），复核应在2个工作日内完成。
4.2.5复核通过才能报总经理批复，总经理应在2个工作日内回复批准或不批。
4.3日常开支费用报销
4.3.1每月的日常开支费用报销，应在次月5日前向财务部提交以下票据单证：
1）上月日常开支费用的所有票据（4.1.1允许的项目）
2）按财务部要求填写月度《日常开支费用报销表》
3）长驻售后人员应提供获得客户签字的上月所有的《售后服务确认报告》。
4.3.2向财务部提交的票据，应符合以下基本要求：
1）加油费：正式票据，与本人《车辆使用授权备案表》上注册的车牌相符
2）路桥费：正式票据，与本人《车辆使用授权备案表》上注册的车牌相符
3）机/车票：正式票据，因公出差，与本人的姓名及月度时间相符
4）住宿费：正式发票，应有本公司名称，并与本人月度时间相符
5）办公费：正式发票，应有本公司名称
4.3.3日常开支费用报销结算条件及相关规定如下：
1）财务部会计审查无误签字确认后，统一提交总经理批准。
2）总经理批准后，财务部出纳才能予以报销结算。
3）“超支金额”较小时，现金方式支付，否则财务部应予以转账。
4）当月度《日常开支费用报销表》的“合计金额”超出当月的“日常开支预借”时，应作情况说明。
5）当月度《日常开支费用报销表》的“合计金额”小于当月的“日常开支预借”时，应归还余额，余额不能作为个人薪资抵冲。
4.4个人薪资预借
4.4.1个人薪资允许一个月预支一次，预支限额为本人上月基本工资的80%以内，个人薪资预借用于私人的日常开销。
4.4.2个人薪资有必要预支时，应在每月5日前完成借款，过期财务部视为无需借支。
4.4.3填写《借款单》时应明确写明“个人薪资预借”及借款金额。
4.4.4“借款单”先提交财务部出纳复核（月度限额），复核应在2个工作日内完成。
4.4.5复核通过才能报总经理批复，总经理应在2个工作日内回复批准或不批。
4.4.6个人薪资预借不能作为费用报销，当月个人薪资预借财务部将会抵冲上月薪资。
4.5临时急用借支
4.5.1长驻外地销售人员或售后人员，当有以下“应急事件”可单次申请“临时急用借支”：
1）销售活动中必要的招待急用
2）售后服务中必要的材料采购
3）不属于“日常开支”较大数的急用
4.5.2临时急用有必要预支时，应尽量提前1个工作日办理借支。
4.5.3填写《借款单》时应在“借款事由”中写“临时急用借支”及借支用途和金额。
4.5.4“借款单”先提直接主管领导审核确认。
4.5.5主管确认后报总经理批准，总经理应在2个小时内回复批准或不批。
4.5.6凭总经理批准后的《借款单》到财务部出纳处办理领款，以转账形式支付。
4.5.7临时急用借支款，财务部将采取单次报销制，特别规定如下：
1）“应急事件”结束后3个工作日内向财务部提交票据（可快递）
2）应提交正式发票，应有本公司名称，并与《借款单》上的时间与事件相符
3）按财务部要求填写《费用报销单》（财务部外购的单据）
3）当《费用报销单》的“合计金额”超出当初“借款金额”时，应作情况说明。
4）“超支金额”较小时，现金方式支付，否则财务部应予以转账。
5）当《费用报销单》的“合计金额”小于当初的“借款金额”时，应归还余额，余额不能作为个人薪资抵冲。
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