北京XXXX有限公司合同管理规定
第一章总则
第一条为依法保护公司的合法权益，规范和完善公司合同管理工作，依据国家有关法律法规，以及公司经营和发展的实际情况，制定本规定。
第二条本规定所称的合同是指公司与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第三条公司及下属公司与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）之间及公司内相互之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同依照本规定进行管理。
劳动合同管理制度另行制定。
第四条合同管理实行审核责任制原则，效率和保密原则，预防和监督原则，分类专项管理原则。
第二章合同的会签审核与签订
第五条合同必须按照公司的合同OA审核制度审核并经批准后才能签订。
第一节合同的会签审核
第六条公司合同的审核工作由承办部门、财务部门、法律事务部负责。
第七条合同正式签订之前，承办人应在OA系统上填写加盖印章申请单（合同），并将合同文本及合同对方当事人资格、资质材料等上传OA系统，由承办部门负责人、分管副总、财务部门负责人、法务部门负责人顺序审核，由总经理、董事长审批。
第八条承办部门负责人应对OA上提供材料和情况说明的真实性负责。
第九条审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同的不同意。
合同审核中审核部门可提出具体的审查意见，如有必要可附审查意见返回承办部门。
第十条承办部门向OA系统审核部门提交合同时，应预留至少2个完整工作日供其审核；会签审核部门因特殊情况需延长会签审核时间的，应向承办部门或承办人申明理由。
第二节承办部门、财务部门、法务部审核职责
第十一条承办部门是公司对外商谈合同立项的单位，负责对下列内容进行审查和管理：
1、从事本项合同业务的必要性和可行性（包括经济利益、技术条件与安全保障），从事本项合同业务对我公司利益的综合影响；
2、审核合同对方主体资格、资质的时效与合法性，合同对方资信、履约能力；
3、合同履行，及时向法务部通报合同在履行中发生的问题，提出解决问题的意见和建议；
4、合同在履行过程中发生的与履行、变更、解除合同有关的文件，承办部门应及时交送档案管理部门、法务部、财务部等相关部门归档、备案。
不能落实归口管理的特殊经济业务，经董事长批准，由法务部对外签订有关合同，法务部为承办部门。
第十三条财务部门负责对合同中下列内容的会签审核：
1、履行合同所需资金或者所涉及资产的合法性及资金安排的可行性；
2、合同中有关价款、酬金条款及结算条款的合法性、适合性及对我公司的影响；
3、公司资金使用和资产动用审批手续的完备性和合法性；
4、认为需要审核的其他内容。
第十四条法务部负责对合同中下列内容的会签审核与管理：
1、合同缔约方主体，企业资质的时效与合法性；
2、合同标的合法性；
3、合同条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞；
4、与合同业务有关的其他法律问题；
5、参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；
6、需审核的其他内容。
第十五条涉及公司重大的合同谈判，应由法务部和财务部、技术等专业人员参加。主办部门应当在开始谈判48小时前以书面形式通知法务部、财务部并提供有关合同及谈判背景资料。
第三节合同主体资格审查
第十六条在合同签订前，承办部门应对合同对方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：
1、主体资格合格：具有年检的营业执照、组织机构代码证、税务登记证，其核载的内容与实际相符；合同对方当事人为自然人的要有居民身份证；
2、具备相应的资质：涉及专营许可证或资质的，应具备相应的许可、等级资质证书，符合当事人经营范围；
3、代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明书、授权委托书，代理人身份证明；
4、具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、由开户银行或会计（审计）事务所出具的资信证明、验资报告等相关文件；
5、有担保的合同，担保方的担保能力和担保资格。必要时应要求担保方出具证明其担保能力的财力证明或信用证明。
6、对于重大合同，还必须了解和审查合同另一方当事人的履约信用：无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
第十七条合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不得与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提供合法、有效的担保。其中，以保障形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力，并应对担保人适用本规定进行审查。
第十八条上述所列各种文件为合同不可或缺的组成部份，其文件为复印件时，提交方须加盖公章或签字摁手印，并须加注“与原件核对无误”的字样。
第四节合同内容规定
第十九条合同应当以书面形式签订。
合同标的为人民币元以下并且能够即时清结交付完毕的合同可以不签订书面合同。
第二十条公司签订书面合同应当包括以下内容：
1、当事人的名称或者姓名和住所，包括合同各方的名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）或代理人姓名；
2、签约的目的和依据；
3、标的、动产应该标明名称、型号、规格、品种等具体信息；不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要准确、明白；不动产应注明名称和坐落地点；货币要注明币种。
4、数量和质量，包括检测标准和方式，数量要准确，计量单位，计量方法和计量工具符合国家规定，国家有强制性标准的，应写明标准的代号全称。如有多种标准的，应约定与合同标的相适用的标准，并写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；
5、价款和报酬，包括支付方式，合同中应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序；
6、履约期限、地点和方式要具体明确，地点应冠以省、市、县名称，交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体；
7、争议解决方式，合同应明确争议解决方式，通常约定通过诉讼解决。约定通过诉讼解决的，通常应约定由我公司住所所在地法院管辖。
第二十一条信息产品服务合同
（一）公司所有会员客户必须签订公司统一印刷的销售合同，包括合同主件、附件，同时，要求提供客户营业执照复印件（挂靠单位的必须提供两个单位的营业执照复印件）、身份证复印件、授权书等。
（二）合同上的空白处必须填写完整，不必填写的地方必须画斜线表示，禁止出现空白。
（三）客户签字盖章处必须清楚填写客户单位名称、地址、法定代表人姓名、代理人或经办人姓名和身份证号、电话、开户行、账号，并且清楚的加盖客户有效章（包括与客户名称相符的单位公章、合同章）。
（四）公司业务人员必须在我方委托代理人处清楚地填写本人姓名
第二十二条采购合同
由工作人员按照公司要求做好购销合同后填写合同、协议加盖合同章申请表，完整填写合同章名称、供需双方名称、合同协议名称、标的额、产品名称、数量及规格、付款方式、交提货地点、合同管辖地。
第二十三条其它类合同
（一）其它各类合同由经办人在OA系统上填写加盖印章申请表的相关内容并提交电子合同后，经过部门经理、分管副总、财务部门、法务部门的审核，需要总经理或董事长签字审批的必须总经理或董事长审批后方可加盖印章。
（二）企业后勤服务类合同、劳动合同、劳务合同等由有关部门专项负责管理。
（三）法务部负责合同的合法性审查，并提出相应的法律意见，各具体业务部门按具体分工，负责合同的实际履行。
（四）送法务部审查的合同文本及有关资料，由法务部存档，送审部门应当将文档交档案室存档。
第二十四条特别规定
（一）公司各部门对外签订的合同，如有标准合同的必须统一使用公司制订的标准合同文本，不得任意涂改和修改合同内容，如需改动必须征得法律事务部的同意方可进行改动，否则因随意改动合同范本给公司造成损失的，部门主管承担损失部分的10%责任，其余责任由当事人自己承担。
（二）所有合同必须妥善保管至少二年，未经允许不得擅自销毁合同，如若出现合同纠纷需要进行法律诉讼时，必须由部门负责人提供合同原件，如丢失合同原件将由当事人及部门主管承担全部责任。
（三）空白合同不予盖章（特殊情况备案除外）。
（四）合同章一律不予外借，需要加盖合同章的必须统一由总经理办公室加盖（特殊情况备案除外）。
第四章合同审核程序
第二十五条合同的受理
1.主办部门人员向OA系统上提交加盖印章申请单（合同）并附合同。
2.OA系统受理申请后，经过OA系统自动运转进入审核流程。
3.对重大或特殊的合同，部门应事先通知法律事务部派员提前介入，参与合同主要协议条款的商谈。
第二十六条合同的审核
1.合同受理后，需依次经过部门经理、分管副总、财务部门、法务部门、的审核，审核过程中各部门负责人均有权提出意见并发回原主办部门修改，修改完毕后重新进入审核程序。审核通过后以合同性质以及合同标的进行分类经董事长或总经理审批后签订归档。
2、在合同审核过程中公司法律事务部应及时进行审核。一般情况下，由法律事务部负责人征求有关成员意见后进行审核；对某些疑难、特殊合同或标的较大合同，由法律事务部成员（必要时请相关部门负责人或经办人参加）集体讨论审核合同条款，并请示董事长后审定。
3.法律事务部就合同条款认为需要进一步了解情况、明确内涵时，可从OA系统上向各部门负责人反馈信息，各部门负责人或经办人应及时向法律事务部介绍合同条款的有关具体情况。
第五章合同审核时限
第二十七条合同的审核在合同初稿及相关有效材料齐全的情况下，一般不超过两天时间，标的较大或较复杂的合同，一般不超过五天时间；对一些特别重大的合同，一般不超过七天时间。主办部门对审查时限有特殊要求的，应当说明理由，征得法务部同意后，可以相应缩短审查时限。
第六章合同的签订
第二十八条合同经OA系统审核后，有关部门的负责人或经办人应就有关条款与对方洽谈再次修改，形成正式合同文本，须经OA流程审核盖章后签订。
第二十九条合同的签字盖章
合同经双方当事人签字并加盖各自单位公章后成立。金额在壹万元以下的合同，由部门主要负责人及分管领导审批签字，并加盖公司公章；壹万元（含壹万元）以上的合同，应报董事长审批签字后再盖公司公章。
第三十条合同签订后，各部门应负责将有关材料整理归档。
第三十一条合同生效后，法律事务部应协助有关业务部门督促检查合同条款履行情况，及时解决出现的问题，维护公司的合法权益。
第七章合同审核责任与纪律
第三十二条依法成立的合同，具有法律约束力。合同双方应当按照约定全面履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。
第三十三条各业务部门在代表公司与外单位签订合同过程中，必须按本办法规定的程序和要求进行合同审核或签订，否则如造成经济或其他损失，公司将依照有关规定追究该部门负责人的责任以及具体责任人直至相关法律责任。
第三十四条合同审核工作人员必须依法并按规定的程序严格履行岗位职责，不得利用工作之便徇私舞弊、谋取私利，否则公司将依照有关规定追究责任；触犯法律的，将依法追究其相关法律责任。
第三十五条本办法由法律事务部负责解释，自公布之日起开始实施。
附件一：加盖印章申请单（合同）
合同类别：（采购、销售、技术、服务等）年月日
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