从助理的职责谈心理素质的培养
以下资料是在一次公司培训中获得的，我们这家公司是很看重助理这个职位的，每个部门都设置有助理，工程师打交道最多的两个人就是部门助理和部门经理。感觉这份很有参考价值，特分享出来。正所谓：播下一种思想，收获一种行为；播下一种行为，收获一种习惯；播下一种习惯，收获一种性格；播下一种性格，收获一种命运。
一、助理定义与级别
文员
文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别，但有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。
助理
协助主要负责人办事的人员。助理可以被授权，但不能越权。
工作内容：
1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作；2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；3、各项规章制度监督与执行；4、参与公司绩效管理、考勤等工作；5、奖惩办法的执行；6、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；7、负责公司快件及传真的收发及传递；8、参与公司行政、采购事务管理；9、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作；10、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作；11、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；12、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等；13、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作。
秘书
主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等。秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
九段秘书：
举一个例子看看一至九段秘书的不同做法：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议，通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务。
一段秘书
用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
发通知
二段秘书
发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人都及时通知到。
抓落实
三段秘书
发通知落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人立即汇报给总经理，保证总经理在会前知道缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
重检查
四段秘书
发通知落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
勤准备
五段秘书
发通知落实到人，会前通知，测试了设备，还先了解了这个会议的性质是什么？总经理的会议主题是什么？然后给与会者发去过去与这个会议主题相关的资料，供大家参考。
细准备
六段秘书
发通知落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
做记录
七段秘书
会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
发记录
八段秘书
将会议上确定的各项任务一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一分一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
定责任
九段秘书
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！
做流程
能力+付出=结果=收获！
二、助理的工作特点
1.杂而不乱；
2.多听少说；
3.坚持原则；
4.维护领导权威。
三、助理的日常工作程序
1.提前到达上班地点；
2.负责本人及领导办公场所卫生清洁；
3.领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放；
4.分拆信件、分送报纸；
5.领导到达时，提示领导本日日程，汇报有关事项，询问领导本日日程；
6.督办重要事项，急事急办；
7.进行正常事务工作；
8.接听电话，接待来宾，资料整理，撰写文稿，打印复印来往文件；并记录、校对和收发传真；
9.处理催办领导临时交办的其他任务；
10.下班时间向领导征询需办事项；
11.确定是否陪领导或在家加班；
12.检查文件、锁具、电器、电源情况后下班。
四、助理的工作职责
1.拟订工作日程，履行工作计划：早请示晚汇报；
2.做好日常文件的传递与处理：准确、及时、保密；
3.沟通信息，协调关系：润滑剂作用；
4.做好会务、外联；
5.领导交办的其它工作。
五、助理应具备的素质
（一）心理素质：
不要被情绪所左右。
每一天都应以平和的心态从事自己的工作。
（二）业务素质：
及时准确的信息反馈；
沟通交流技能；
接待礼仪。
六、如何培养自己的心理素质
1.工作中影响情绪的不良因素；
2.转移注意力；
3.站在对方的立场上考虑；
4.保持一颗感恩的心；
5.宠辱不惊；
6.用智慧去工作；
7.如何培养自己的心理素质
8.客观地面对问题；
9.永远不要期待别人和你一样；
10.所有的批评和指责是在帮助你成长；
11.他们不能按照我的要求做，那是因为我没有讲明白；
12.只因为有压力喷泉才美丽。
做一个谦卑感恩的人，你的身心都会平静愉快！感谢亲人的关心和呵护，感谢朋友的支持与理解，感谢领导的培养加教育，感谢同事的团结与互助，感谢对手的指责与攻击，感谢身边的每一个人！
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