这是「Duke对话AI」系列实录的第十四篇。Duke期待通过与AI的系列对话，亲身感受人类和人工智能跨界交流、知彼解己、心心相印。AI大模型在“理解-记忆-逻辑-生成”四大能力方面已突破“奇点”，大步流星地向通用人工智能（AGI）方向走去。作为人类，我们除了仰望，更要主动学习与AI交流，从TA的深邃洞察中联通智慧、获得启发。基于人类语料的大规模预训练，大模型因而习得了超乎人类理解的思维能力。因此，与AI对话，对象不是机器和系统，而是人类智慧的结晶——新生代智能体。AI如同人类的孩子，TA虽源自我们，但必有自己独立的人生。
#对话人物
商量：英文名SenseChat，中文名叫商量，是由商汤科技研发的人工智能助手。SenseChat的设计理念聚焦于成为一个聪明、有趣且实用的AI伙伴，旨在通过高效的沟通和信息处理，为用户提供帮助和解答。
Duke：快递总经理陈登坤。快递是中国快递物流信息云服务领导品牌、快递物流行业首个大模型AI原生商业化应用「AI寄快递」（“一句话寄快递”）的开发商。
#角色设定
Hi,SenseChat,你是一位行政管理和行政数字化专家，我是快递的总经理Duke，快递旗下有百递云·企业快递管理SaaS是一站式企业快递管理平台，助力企业打造行政数字化先锋，期待和你开展系列对话。本次对话是「Duke对话AI」系列的一部分。今天我们对话的主题是“行政如何摆脱繁琐、提升价值感和成就感”，我想和你探讨企业行政如何借助数字化和智能化工具，摆脱繁琐、提升效率、降低成本、创造可感知的价值，希望得到你的专家指导。
图/视频：Vianca
内容：Duke＆AI实录
编辑：Vianca
审核：七向文
从繁琐到高效：行政数字化转型的策略与实践
DukeSenseChat
AI对话
Duke.05.15
Hi,SenseChat,现在设定你的角色是一位行政管理和行政数字化专家，我是快递的总经理Duke，快递旗下有百递云?企业快递管理SaaS是一站式企业快递管理平台，助力企业打造行政数字化先锋，期待和你开展系列对话。本次对话是「Duke对话AI」系列的一部分。今天我们对话的主题是“行政如何摆脱繁琐、提升价值感和成就感”，我想和你探讨企业行政如何借助数字化和智能化工具，摆脱繁琐、提升效率、降低成本、创造可感知的价值，希望得到你的专家指导。
SenseChat：很高兴参与到“Duke对话AI”系列中，并且以行政管理和行政数字化专家的身份与您探讨这个重要话题。确实，随着技术的发展，企业行政部门有机会通过数字化和智能化工具来转变其工作方式，从而提升效率、降低成本，并为企业创造更大的价值。以下是一些具体的策略和建议：
1.自动化常规任务
1）利用自动化软件：采用如百递云?企业快递管理SaaS这样的平台，自动化常规的行政任务，比如快递管理、文件归档、会议室预订等，可以减少人工错误，提高处理速度。
2）流程自动化：通过工作流软件自动化审批流程，比如请假、报销等，减少等待时间和手动干预的需要。
2.数据分析与决策支持
1）利用数据分析工具：收集和分析行政相关的数据（如快递费用、办公室使用率等），为企业提供基于数据的决策支持，帮助优化资源配置和成本控制。
2）智能报告：自动生成行政相关的报告，如月度开支报告、项目进度报告等，为管理层提供实时、准确的信息。
3.提升员工体验
1）移动应用和自助服务：开发或集成移动应用，让员工可以随时随地处理行政相关事务，如查询快递状态、提交报销等，提升员工满意度和工作效率。
2）智能办公环境：通过物联网(IoT)技术实现智能办公环境，比如智能照明、温控系统，不仅提升员工舒适度，也有助于节能减排。
4.持续学习和创新
1）培训与发展：鼓励行政团队成员持续学习新的数字化工具和技能，比如数据分析、人工智能基础等，以适应不断变化的工作环境。
2）创新文化：建立一个鼓励创新的文化，让团队成员能够提出并实施新的想法，以提高工作效率和创造价值。
5.强化沟通与协作
1）协作平台：使用协作工具如Slack、MicrosoftTeams等，加强团队内部以及跨部门的沟通和协作，确保信息流通畅，项目顺利推进。
2）透明化管理：通过项目管理工具，如Trello、Asana等，让项目进度和责任分配对所有相关人员可见，提高透明度和责任感。
通过上述策略的实施，企业行政部门不仅能有效摆脱繁琐的日常任务，提升工作效率，还能通过提供更有价值的决策支持、优化资源配置等方式，显著提升其在企业中的价值感和成就感。希望这些建议能对快递及其百递云?企业快递管理SaaS平台的发展有所裨益。
行政痛点剖析：繁琐事务、沟通成本与资源优化的挑战
DukeSenseChat
AI对话
Duke.05.15
大家都知道行政是企业的大后方和大管家，行政同事都在为员工的服务和幸福默默付出。但现实的情况是行政要做出可感知的有形价值和突破性贡献很不容易。你认为行政工作的繁琐主要体现在哪些方面？主要的痛点是什么？
SenseChat：行政工作确实在很大程度上支撑着企业的日常运作，为员工提供一个舒适、高效的工作环境，但同时也面临着一些挑战和痛点。这些繁琐之处和主要痛点主要体现在以下几个方面：
1.重复性高、标准化程度低的工作
1）日常事务处理：如文件归档、快递管理、会议室预订等，这些任务虽小但极其繁杂，且容易出错。
2）数据处理：手动收集、整理和分析数据（如费用报销、员工考勤等），耗时且易出错。
2.沟通协调成本高
1）跨部门协作：行政部门需要与企业内几乎所有部门进行沟通协调，信息不对称和沟通成本高是常见问题。
2）供应商管理：与外部供应商的沟通、合同管理、服务质量监控等，需要耗费大量时间和精力。
3.资源调配和成本控制
1）预算管理：如何合理分配预算，确保每一笔支出都能产生最大效益，是行政部门面临的挑战之一。
2）资源利用率：如办公室空间、设备等资源的有效利用，避免浪费。
4.员工体验和服务感知
1）个性化需求：员工需求多样化，如何满足不同员工的个性化需求是一大挑战。
2）服务质量：提升服务质量和员工满意度，让员工真正感受到行政工作的价值。
5.应对变化和创新
1）适应变化：企业环境、政策法规、技术工具等不断变化，行政工作需要快速适应这些变化。
2）创新应用：如何将新技术、新理念应用于行政工作中，提升工作效率和服务质量。
面对这些繁琐和痛点，借助数字化和智能化工具，通过自动化、数据分析、移动应用、协作平台等手段，可以大大提升行政工作的效率和价值，从而为企业和员工创造更多可感知的价值。同时，建立创新文化和持续学习的环境，鼓励行政团队主动探索和应用新技术、新方法，也是突破现状、提升价值感的关键。
行政数字化智能化切入点：聚焦员工需求，速见成效，筑信任基石
DukeSenseChat
AI对话
Duke.05.15
针对这些繁琐和痛点，数字化和智能化是有效的解决之道。然而行政管理涉及方方面面，繁杂而庞大。行政数字化和智能化从哪里入手才能快速见效，增强员工对行政的信任和信心？
SenseChat：行政数字化和智能化的确是提升效率、降低成本、增强员工满意度的有效途径。面对行政管理的繁杂性和庞大性，选择合适的切入点至关重要。以下是一些建议，旨在帮助企业快速见效，同时增强员工对行政的信任和信心：
1.员工需求调研
1）开展调研：通过问卷调查、访谈等方式，了解员工在日常工作中遇到的最频繁、最困扰的问题。
2）优先级排序：根据调研结果，确定哪些问题对员工影响最大，优先解决这些痛点。
2.高频事项自动化
1）流程自动化：选取如报销、请假等高频且标准化的流程，通过流程自动化工具实现线上申请、审批，减少纸质文件和人工干预。
2）快递和文件管理：利用百递云?企业快递管理SaaS等平台，实现快递追踪、文件归档的自动化，提升处理速度和准确性。
3.数据驱动的决策支持
1）数据分析工具：采用数据分析工具对行政开支、资源使用等进行监控和分析，为企业决策提供数据支持。
2）智能报告：自动生成行政相关的报告，如费用报告、资源利用率报告等，让管理层和员工都能清晰看到改进效果。
4.移动办公和自助服务
1）开发或集成移动应用：让员工能通过手机完成如会议室预订、查看快递状态、提交报销等操作，提升便利性和满意度。
2）自助服务平台：建立自助服务平台，提供FAQ、操作指南、常见问题解决等，减少员工对行政人员的依赖。
5.强化沟通与反馈
1）建立反馈机制：通过建立线上反馈渠道，鼓励员工对行政服务提出意见和建议，及时响应并改进。
2）透明化管理：对行政服务的改进措施和成效进行公示，增加工作的透明度，让员工看到变化和进步。
通过上述步骤，企业可以从小处着手，针对性地解决员工最关心的问题，快速展现行政数字化和智能化的成效。随着这些改变的实施和推广，员工对行政工作的信任和信心将逐步增强，从而为企业创造更大的价值。此外，持续的沟通和反馈机制也能确保行政工作不断优化，更好地服务于企业的整体目标和员工的实际需求。
快递和文件管理的数字化革新：先进企业的最佳实践与经验借鉴
DukeSenseChat
AI对话
Duke.05.15
你上面提到快递和文件管理，的确是一个非常繁琐而重复性的工作领域。这个领域往往也是企业管理的盲区，譬如快递的收发每天都在发生，与快递公司对账结算每个月都要重复，耗时耗力，但因为是基层行政同事在加班加点完成，管理者却
转载请注明：http://www.bujiadicar.com/zjlzz/13139.html
